Correcte factuur wordt sneller betaald

Onduidelijkheid vertraagt de betaling. Het is dus zaak te zorgen dat uw factuur correct is. Een factuur waarop de klant in één oogopslag kan zien hoeveel, wanneer en waarvoor hij moet betalen, zal hij sneller voldoen. Hiermee voorkomt u smoezen als “we hebben nog niet betaald omdat uw factuur niet duidelijk is”. Dat scheelt veel ergernis. Voor beide partijen!

Wat moet er op een factuur staan
Als u een factuur uitreikt, moet die aan de wettelijke eisen voldoen. Als uw facturen niet aan deze eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van BTW.

Uw facturen moeten in elk geval de volgende verplichte gegevens bevatten:
• uw naam en adres
• uw inschrijvingsnummer van de KvK
• uw BTW-identificatienummer
• het factuurnummer (uniek volgnummer)
• de factuurdatum
• de naam en het adres van uw afnemer
• de datum van de levering of de dienst
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende diensten
• de hoeveelheid en de soort geleverde goederen
• eventuele kortingen als die niet in de prijs zijn opgenomen
• het totaalbedrag exclusief BTW
• het toegepaste BTW-tarief
• het BTW-bedrag
• bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum

Alle berichten of papieren stukken met de hiervoor genoemde verplichte gegevens kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming u deze uitreikt (zoals rekeningen, nota's, aktes, declaraties, kwitanties of bonnen).
Facturen die niet aan de wettelijke eisen voldoen, dient u aan te passen aan deze eisen.

Schep duidelijkheid
U kunt (vermeende) onduidelijkheid eenvoudig ondervangen. Naast de hierboven genoemde wettelijke eisen, hieronder een aantal tips om de duidelijkheid van de factuur te vergroten:
• Geef een specifieke datum (26 augustus 2013) waarop de betaling plaatsgevonden moet hebben in plaats van het algemene ‘betalen binnen 30 dagen’.
• Vermeld het totaalbedrag dat overgemaakt dient te worden nogmaals, bijvoorbeeld in de zin waarin de uiterste betaaldatum en bankrekening staan.
• Geef een (beknopte) beschrijving van de geleverde diensten of goederen. Gebruik geen codes die voor de ontvanger niet herleidbaar zijn.
• Gebruik uw eigen huisstijl en brief-papier.

Het kan zijn dat u voor leveringen of diensten bonnen uitreikt die op zich niet aan de wettelijk eisen voldoen. Dan kunt u periodiek, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, een verzamelnota verzenden waarin wordt verwezen naar de bonnen. De verzamelnota en de bonnen samen bevatten uiteraard alle verplichte gegevens.

Hulp nodig?
Heeft u hulp nodig met het automatiseren of aanpassen van uw facturen?
Neem dan gerust contact op via de contactpagina.

Overgenomen van Business Compleet en Belastingdienst.
Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend.